Jean-Marc organise un événement – Exercice Certification PIX
Comprendre les différentes options de réponse à un e-mail
Lorsque vous recevez un e-mail collectif, plusieurs options s’offrent à vous pour répondre ou partager l’information. Cet exercice de la certification PIX met en avant la distinction entre Répondre, Répondre à tous et Transférer, des fonctionnalités essentielles dans un environnement numérique professionnel.
Différences entre les trois options
- Répondre : Votre réponse est envoyée uniquement à l’expéditeur de l’e-mail.
- Répondre à tous : Votre réponse est envoyée à l’expéditeur et à tous les autres destinataires du message initial.
- Transférer : Vous envoyez une copie du message initial à une autre personne qui ne faisait pas partie des destinataires.
Exercice : Quelle action choisir pour chaque situation ?
Contexte
Jean-Marc organise un événement.
Il a envoyé le courrier électronique ci-dessous pour présenter l’événement.
Associez chacune des situations suivantes avec Répondre, Répondre à tous ou Transférer.
Mail :
De : Jean-Marc
À : Astrid, Agatha, Bernard, Catherine, Jordan, Louison, Maurice, Zoé.
Objet : Atelier prise de parole en public
Bonjour à tous,
Je vous rappelle que les inscriptions sont ouvertes pour l’atelier “Prise de parole en public” que nous organisons mardi prochain de 10h à 18h. Chaque atelier dure 1h et accueille 10 personnes.
Pour vous inscrire, répondez à ce mail en indiquant le créneau horaire souhaité.
À très vite,
Jean-Marc.
| Situation | Option appropriée |
|---|---|
| Vous souhaitez vous inscrire à cet événement. | ✅ Répondre (Le message est adressé uniquement à Jean-Marc, l’organisateur.) |
| Vous souhaitez mettre au courant Marion de cet événement. | ✅ Transférer (Marion n’est pas dans les destinataires initiaux, il faut lui envoyer l’e-mail.) |
| Vous souhaitez demander à Jean-Marc d’ajouter une personne dans la liste des destinataires. | ✅ Répondre (Seul Jean-Marc peut modifier la liste des participants.) |
| Vous souhaitez préciser que l’événement se tiendra dans la salle 8. | ✅ Répondre à tous (Cette information est utile pour l’ensemble des destinataires.) |
Pourquoi est-il important de bien choisir l’option de réponse ?
✔ Éviter d’inonder la boîte mail des autres destinataires en utilisant Répondre plutôt que Répondre à tous quand ce n’est pas nécessaire.
✔ Assurer une bonne communication en choisissant Répondre à tous lorsqu’une information doit être partagée à tous.
✔ Partager efficacement une information avec Transférer, en ajoutant éventuellement un message personnalisé.
Bonnes pratiques :
- Avant d’utiliser « Répondre à tous », vérifiez si votre message est pertinent pour l’ensemble des destinataires.
- Lorsque vous transférez un e-mail, ajoutez une introduction expliquant pourquoi vous partagez cette information.
- Si vous êtes incertain, privilégiez « Répondre », puis demandez à l’expéditeur s’il faut informer tout le groupe.
En conclusion, savoir quand utiliser Répondre, Répondre à tous ou Transférer est une compétence essentielle pour une communication numérique efficace et professionnelle.